Gå til hovedinnhold

Tildele og følge opp oppgaver

God oppgavestyring handler om å vite hvem som gjør hva, og å følge opp at ting blir gjort.

Tildele oppgaver​

Til teammedlemmer​

Klikk på Tildel til-feltet i oppgaven og velg et teammedlem fra listen. Den ansvarlige ser oppgaven under Min arbeidsliste og mottar et varsel.

Til deg selv​

Velg Meg selv eller klikk Tildel meg i oppgavelisten for å ta ansvar for en utildelt oppgave.

Til eksterne kontakter​

Velg Ekstern kontakt og oppgi navn og e-postadresse. Den eksterne parten mottar en e-post med oppgaveinformasjon og eventuell opplastingslenke.

Kontrollør​

I tillegg til den ansvarlige kan du sette en kontrollør — en person som skal kvalitetssikre arbeidet. Kontrolløren kan markere oppgaven som kontrollert når den er gjennomgått.

Deloppgaver​

Komplekse oppgaver kan brytes ned i deloppgaver:

  1. Åpne oppgaven
  2. Under Sjekkliste, legg til ett eller flere punkter
  3. Huk av etter hvert som de fullføres

Fremdriften vises som en prosentbar på oppgavekortet.

Blokkere en oppgave​

Hvis en oppgave ikke kan gjøres videre, kan du blokkere den med en årsak:

  • Avhengig av annen oppgave
  • Venter på ekstern part
  • Mangler dokumentasjon
  • Venter på godkjenning
  • Annet

Blokkerte oppgaver vises tydelig i listen og telles opp i statistikken.

Håndtere fravær​

Når et teammedlem er fraværende, kan du fordele oppgavene deres:

  1. Registrer fraværet via Registrer fravær i teamoversikten
  2. En banner vises på oppgavesiden: «X er fraværende — fordel oppgaver»
  3. Velg Automatisk fordeling for jevn fordeling, eller Manuell for å velge selv

Tips​

  • Bruk kontrollør for oppgaver som krever fire-øyne-prinsippet
  • Hold blokkert-status oppdatert — det gir teamlederen riktig bilde av kapasiteten
  • Fordel oppgaver ved fravær tidlig for å unngå flaskehalser

Relaterte sider​